Web Basierte Produktivitätstools – (m)eine Auswahl


Teilweise seit vielen Jahren bei mir im Einsatz – eine kleine Übersicht ganz sicher weit weg vom Anspruch der Vollständigkeit und hier einmal alphabetisch sortiert. Mein Ziel: Services zu finden die meine Arbeit erleichtern, meine Zeit optimieren und mein Hirn entlasten. Die  Diense sind aus meinem Leben nicht mehr wegzudenken. Mögliche Alternativen gibt es natürlich reichlich.

Evernote – Wissensmanagement
Seit 2010 im täglichen Einsatz. Bezahle mit Freude jedes Jahr den Service der sich auf Mac, PC, iPhone und iPad synchronisiert. Nachdem das nicht vollständig ausreicht habe ich noch eine Schnittstelle zu Confluence lizenziert. Nach einer Bereinigung und Migration bin ich von 650 Notizen jetzt bei knapp 320 angekommen.
Mögliche Alternative: OneNote von Microsoft, Sync über OneDrive. Funktioniert auch auf iOS und MacOS.

Evernote_Premium

Wo hab ich welche Notiz erstellt?

Confluence – Wissensmanagement
Nach Evernote das zweite Hirn, eher der Bereich Langzeitgedächtnis. Dokumentationen, Daten und Ideen sind in dem Enterprise Wiki von Atlassian gespeichert. Ist beim Hoster etwas teurer da es mit Veeam täglich gesichert wird.
Alternative: Sharepoint gehostet im Office 365 Paket.

confluence

Willkommen in meinem (externen) Hirn

Dropbox – Fileservice
Beste Erfindung aller meiner Cloud Services, nutze ich seit langer Zeit für ca. 100USD im Jahr, 1TB Diskspace zur Datensicherung und dem Datenaustausch zwischen meinen Mac´s und dem verbliebenen Windows 8.1 Surface. Perfekt für alle nicht vertraulichen Daten.
Alternative: Box.com, OneDrive, eigener WebDav und natürlich OwnCloud.

Harvest – Workflow
Zeiterfassung als Service – Apps für jedes sinnvolle Smartphone, Mac und als Web App. Kostet ab 12USD/Monat. Harvest könnte auch Rechnungen schreiben – ist als US Cloud Dienst aber wenig individuell anpassbar.
Alternative: Excel, TFS Timetracker und diverse andere.

Harvest

Harvest Mac App

Jira – Workflow
Ticket System – Ordnung in der Arbeit. Verwende ich dazu nichts zu vergessen, Rest der Aufgaben erledige ich in Office 365. Hatte ich ursprünglich beim Hersteller Atlassian gehostet – der wiederum AWS verwendet. Läuft inzwischen als vm in Kombination mit Confluence beim Hoster. Mehr Infos dazu beim Hersteller.
Alternative: Ticket Systeme as a Service – ZenDesk, OTRS, mehr als in diesen Blog passen.

Jira

Office 365 – Messaging
Seitdem das Produkt nicht mehr BPOS heist ist es benutzbar. Funktioniert auf meiner Haupt Maildomain seit 2011 völlig problemlos.

O365Portal

Office 365 Portal

Microsoft ergänzt immer mal wieder Features – wie das Admin Portal als iOS / Android App oder das Azure AD – fast schon Single Sign on für Cloud Dienste.
Alternativen: Es gibt reichlich Exchange Hosting im deutschen Markt. Meine Prognose: Im Jahr 2017 gibt es gehostetes Exchange nur noch von Microsoft, also warum jetzt wechseln?

Microsoft_Azure_AD_Zugriffspanel

Mein Azure AD mit einer Test Verknüpfung zu Evernote

Owncloud – Fileservice
Als gehostetes vmware Image beim Hoster meines Vertrauens. Vertrauen – so isses. Hier liegen die (für mich) wichtigen Daten – verschlüsselt. Habe den Schlüssel vorsichtshalber ausgedruckt und hoffe ihn nie eingeben zu müssen.
Alternativen: Siehe bei Dropbox.

ownCloud

Mein Owncloud Archiv

Protonet – Fileservice
Mein Maya aus der Protonet Crowdfunding Kampagne läuft seit November 2014 und speichert alle Arten von Daten die ich irgendwann mal brauchen könnte. Über das Webportal auch ohne Konfiguration der Firewall zuhause gut erreichbar.

mayahome

Protonet Maya

Für die wirklich grossen Datenmengen wie Film-Rohmaterial, Plex Mediaserver, Arbeit und Datensicherung ist der Maya nicht geeignet. Dafür gibt es eine Synology Rackstation 815 – sorry Sven, da müsst Ihr erst noch ein wenig entwickeln bis ich auf WD umsteige…

Geht sicher noch weiter – die Evaluierung von Wrike für Projekte steht unmittelbar bevor.

Unboxing the Protonet Maya


Nachdem die/der Maya gestern den Weg per UPS zu mir gefunden hat, die Einrichtung extrem schnell ging und der von Protonet bereitgestellte DynDNS Dienst zum Test das System von extern verfügbar macht geht es beim Unboxing jetzt ans Innenleben – Vorsicht – warranty void.

Herr-Frau-Maya

Protonet Maya 512GB 8GB RAM Ubuntu 12.04.1 LTS

noch ein paar Bilder:

aufgeräumt, passive gekühlt

aufgeräumt, passiv gekühlt

Maya´s WLAN

Maya´s WLAN

Los gehts mit nur zwei Schrauben:

zwei Imbus Schrauben und offen ist er/sie

zwei In(!)bus Schrauben und offen ist er/sie

Motherboard und Cruical SSD

Motherboard und Cruical SSD

Maya-board

Das Maya Motherboard – Platz für mehr RAM

und einmal von unten

Und einmal von unten der 1,4 GHz Intel Celeron

dazu liefert William Michael Mushkin noch ein 8GB USB 3.0 Stick für das Protonet SOUL

MUSHKIN_MKNUFDAM8GB_Media

Protonet SOUL

Alles rückwärts herum wieder zusammengebaut – und….

Soul_screenshot

Maya ist wieder am Leben

Fazit:

Funktioniert wie erwartet. Stromverbrauch ca. 10W mit einer HTTP Session offen – zum Vergleich, mein QuadCore i7 MacMini Server mit SSD und HDD braucht mit laufendem Plex, OpenHab und zwei Ubiquiti Java Apps 15W im Standby.

Die nächsten (wichtigen) Schritte:

1. Backup einrichten (Datenbank und Filesystem sichern) – muss noch manuell gemacht werden
2. Protonet DynDNS abstellen und eigenes Port Forwarding /DynDNS einrichten – siehe T3N Artikel
3. Mini PCIe WLAN Modul entfernen – ist in meinem Szenario völlig unnötig – spart noch ein wenig Strom
4. weitere Forschungen zur verwendeten Hardware anstellen – Frau/Herr Maya scheint ein Gigabyte Brix GB-BXCEH-2955 zu sein. Kostet ca. 130 EUR ohne HDD